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Sananet AG | Talstrasse 37 | 8808 Pfäffikon SZ | Schweiz

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Verhaltenskodex für Lieferanten (Supplier Code of Conduct)

Die Sananet AG verpflichten sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Wir sind bestrebt, unsere Geschäftstätigkeit und unsere Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit zu optimieren und fordern unsere Lieferanten auf, im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes dazu beizutragen.

Im Rahmen der weiteren Zusammenarbeit vereinbaren das Unternehmen und seine Lieferanten (jeweils der „Lieferant„) die Geltung der nachfolgenden Regelungen für einen gemeinsamen Verhaltenskodex (der „Verhaltenskodex“). Der Verhaltenskodex ist Grundlage für alle zukünftigen Lieferungen. Der Lieferant verpflichtet sich, die Grundsätze und Anforderungen des Verhaltenskodexes einzuhalten. Ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex kann für das Unternehmen Grund und Anlass sein, die Geschäftsbeziehung einschließlich aller damit verbundenen Lieferverträge zu kündigen.

Der Verhaltenskodex basiert auf dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie internationalen Konventionen wie der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen, den Leitlinien für Kinderrechte und wirtschaftliches Verhalten, den Leitprinzipien der Vereinten Nationen für Wirtschaft und Menschenrechte, den internationalen Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation und dem Global Pakt der Vereinten Nationen. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie die im LkSG festgelegten Verpflichtungen einhalten, insbesondere die Sorgfaltspflicht in Bezug auf Menschenrechte und Umwelt mit dem Ziel, Menschenrechts- oder Umweltrisiken zu verhindern oder zu minimieren bzw. Verstöße gegen Menschenrechte oder Umweltauflagen zu beenden. Darüber hinaus erwarten wir nach Inkrafttreten der Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen („CSRD„) in der EU am 5. Januar 2023, dass unsere Lieferanten die in der Richtlinie festgelegten Verpflichtungen einhalten.

Die im LkSG verankerten Verpflichtungen in Bezug auf Menschenrechte und Umwelt sind insbesondere die folgenden:

• Prohibition of child labor (Sec. 2 para. 2 no. 1,2 LkSG);
• Verbot der Kinderarbeit (§ 2 Abs. 2 Nr. 1,2 LkSG);
• Verbot oder Sklave von Zwangsarbeit (§ 2 Abs. 2 Nr. 3,4 LkSG);
• Verbot der Missachtung der geltenden Pflichten des Arbeitsschutzes (§ 2 Abs. 2 Nr. 5 LkSG);
• Verbot der Missachtung der Vereinigungsfreiheit (§ 2 Abs. 2 Z 6 LkSG);
• Verbot der Ungleichbehandlung in der Beschäftigung (§ 2 Abs. 2 Nr. 7 LkSG);
• Verbot des Einbehalts eines angemessenen Arbeitsentgelts (§ 2 Abs. 2 Nr. 8 LkSG);
• Einhaltung des Verbots der Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen einschließlich Quecksilberabfällen (§ 2 Abs. 3 Nr. 1 – 3 LkSG);
• Beachtung des Verbots der nicht umweltverträglichen Behandlung, Sammlung, Lagerung und Beseitigung von Abfällen sowie des Exports/Imports von gefährlichen Abfällen (§ 2 Abs. 3 Nr. 5 – 8 LkSG);

Weitere Anforderungen an Lieferanten:

Unterauftragnehmer

Der Lieferant hält die zuvor formulierten Anforderungen und Standards innerhalb seiner Lieferkette ein, indem er seine Auftragnehmer auf konsequente Weise einbindet und bewertet.

Regulierung der Lieferkette

Der Lieferant hält alle geltenden Gesetze und Vorschriften ein, insbesondere im Hinblick auf das Management seiner Lieferketten. Dies gilt unter anderem für alle sozialen und ökologischen Sorgfaltspflichten sowie für spezifische Anforderungen wie das LkSG und die CSRD.

Lokale Gemeinschaften

Der Lieferant respektiert die Verbote des § 2 Abs. 2 Nr. 9 – 11 LkSG sowie die damit verbundenen wirtschaftlichen, sozialen und ökologischen Belange der Anwohner im Bereich seiner Betriebs- oder Produktionsstätten.

Verbot von Korruption und Bestechung

Der Lieferant duldet keine Art von Korruption, Bestechung oder Erpressung und beteiligt sich auch nicht in irgendeiner Form daran. Dies gilt auch für illegale Angebote von Zahlungen oder ähnlichen Vorteilen an Amtsträger, um deren Entscheidungsfindung zu beeinflussen. Unseren Mitarbeitern werden keine Geschenke oder persönlichen Vorteile angeboten, die als Bestechung ausgelegt werden könnten. In keinem Fall werden Geschenke oder Bewirtungen angeboten, um eine Geschäftsbeziehung unzulässig zu beeinflussen oder um gegen geltendes Recht oder ethische Standards zu verstoßen.

Anti-Geldwäsche

Der Lieferant muss alle geltenden Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche einhalten und die gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche ergreifen. Wir akzeptieren nur Gelder aus rechtmäßigen Quellen.

Informationen zur Nachhaltigkeit

Der Lieferant legt alle Nachhaltigkeitsdaten offen, die wir nach billigem Ermessen im Rahmen der Risikoanalyse und für Präventiv- und Abhilfemaßnahmen nach geltendem Recht verlangen, und berichtet wahrheitsgemäß und vollständig über seine Geschäftsaktivitäten in Übereinstimmung mit den einschlägigen Offenlegungspflichten.

Der Lieferant muss Nachhaltigkeitsberichte in Übereinstimmung mit der CSRD und anderen geltenden rechtlichen Anforderungen erstellen und veröffentlichen. Darüber hinaus muss der Lieferant eine Bewertung durch einen zertifizierten dritten CSRD-Bewertungsdienst durchführen lassen, um die Einhaltung der CSRD-Berichtspflichten zu gewährleisten. Die Berichte über solche Bewertungen durch Dritte müssen dem Unternehmen auf angemessene Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Identifizierung von Bedenken

Der Lieferant ermutigt seine Mitarbeiter, Bedenken, Beschwerden oder potenziell rechtswidrige Handlungen am Arbeitsplatz oder bei geschäftlichen Aktivitäten zu melden, ohne dass ihnen Repressalien, Einschüchterungen oder Belästigungen drohen, und stellt ihnen entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung (einschließlich vertraulicher Meldeoptionen). Der Lieferant geht solchen Meldungen nach und ergreift erforderlichenfalls Abhilfemaßnahmen.

Um sicherzustellen, dass kein Vorfall unbemerkt bleibt und dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, jegliches Fehlverhalten zu melden, können geschäftliche Bedenken oder potenzielle Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex dem Unternehmen über das auf der Website bereitgestellte Formular gemeldet werden, ohne dass Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten sind

Umsetzung der Anforderungen

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie Managementsysteme einrichten, um die hier festgelegten Verpflichtungen zu erfüllen, Risiken innerhalb ihrer Lieferketten zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Bei Verdacht auf Verstöße und zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken kann das Unternehmen jederzeit die Offenlegung der Lieferketten (einschließlich einer vollständigen Darstellung der Lieferkette (Supply Chain Mapping) bis zur Quelle) verlangen.

Das Unternehmen behält sich das Recht vor, gegen Lieferanten, die diese Anforderungen nicht erfüllen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, die zur Aussetzung oder Beendigung einer Lieferbeziehung führen können.

 

Whistleblowing

Verfahrensordnung im Hinblick auf das Beschwerdeverfahren nach § 8 LksSG 

Das Gesetz hat zum Ziel, den Schutz von Menschenrechten und Umwelt im eigenen Geschäftsbereich von Unternehmen und entlang der unternehmerischen Lieferkette zu verbessern. Das LkSG schreibt den betroffenen Unternehmen zu Erreichung dieses Ziels eine Reihe von Sorgfaltspflichten vor, u.a. Maßnahmen zur Vermeidung von im LkSG genannten Risiken sowie Dokumentations- und Berichtspflichten.

Wir, die Sananet AG, verfügen neben Maßnahmen zur Risikoanalyse und -prävention über einen Supplier Code of Conduct, welche die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen, die wir an unsere eigenen Beschäftigten sowie unsere unmittelbaren Zulieferer haben, enthalten. Wir verlangen, dass unsere eigenen Beschäftigten sowie unsere unmittelbaren Zulieferer die kommunizierten Erwartungen erfüllen.

Auch verlangt das LkSG, dass im Unternehmen ein angemessenes Beschwerdeverfahren existiert, über das sich sowohl interne (also Mitarbeitende) als auch externe Personen (insb. Lieferanten sowie deren Mitarbeiter) an das Unternehmen wenden können, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinzuweisen.

Jeglicher Verstoß gegen die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten nach dem LkSG im Zusammenhang mit unseren betrieblichen Tätigkeiten, Produkten oder Dienstleistungen und denen unserer Zulieferer kann über info@sananet.ch gemeldet werden.

Der Beschwerdeprozess ist wie folgt ausgestaltet:

Zulässiger Beschwerdegegenstand

Über info@sananet.ch können Sie Beschwerden einreichen, die uns auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verstöße gegen die Verbote des LkSG in unserem eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette hinzuweisen. Der Begriff der Lieferkette ist dabei weit und umfasst sowohl unsere unmittelbaren Lieferanten als auch mittelbare Lieferanten. Zu den Risiken und Verstößen gehören nach § 2 Abs. 2 und 3 des LkSG insb. die Folgenden:

Verbot der Beschäftigung von Personen in Zwangsarbeit

• Verbot von Kinderarbeit
• Missachtung der Regelungen des Arbeitsschutzes, wenn hierdurch die Gefahr von Unfällen bei der Arbeit oder arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren entstehen
• Missachtung der Koalitionsfreiheit
• das Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung, etwa aufgrund von nationaler und ethnischer Abstammung, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, Behinderung, sexueller Orientierung, Alter, Geschlecht, politischer Meinung, Religion oder Weltanschauung
• Unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von gefährlichen Abfällen

Beschwerden sollten auf Fakten beruhen. Beschwerden können über info@sananet.ch oder per Post an unsere Geschäftsadresse eingereicht werden.

Beschwerden sollten zunächst möglichst alle relevanten Informationen enthalten, die den Sachverhalt darstellen, soweit die beschwerdeführenden Personen über diese Informationen verfügen. Auch sollten Beschwerden darauf eingehen, welches Resultat mit der Beschwerde erzielt werden soll.

Beschwerdebefugnis

Jede Person, die von Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Belangen im Sinne des LkSG erfährt, kann eine Beschwerde einreichen. Dies gilt insbesondere für unsere Mitarbeiter sowie den Mitarbeitern unserer direkten und indirekten Lieferanten, aber auch für Personenvereinigungen wie NGOs. Das Einreichen einer Beschwerde ist auch anonym möglich. Die Beschwerde wird vertraulich behandelt und wird deshalb nur von der für die weitere Bearbeitung zuständige Stelle in der Sananet AG bearbeitet, deren Mitarbeiter einer strengen Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen und bei der Bearbeitung der Beschwerden unabhängig und nicht an Weisungen gebunden sind.

Ablauf des Beschwerdeprozesses

Wir werden der beschwerdeführenden Person oder Organisation den Empfang der Beschwerde innerhalb von 7 Arbeitstagen nach dem Eingang der Beschwerde bestätigen (sofern diese nicht anonym eingereicht wurde).

Danach werden wir prüfen, ob die Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt; sollte dies nicht der Fall sein, werden wir die beschwerdeführende Person oder Organisation diesbezüglich mit einer kurzen Begründung informieren (sofern diese nicht anonym eingereicht wurde). Eine derartige Prüfung sollte nicht mehr als 1 Monat in Anspruch nehmen.

Wir werden, sofern die Beschwerde nicht anonym eingereicht wurde, innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Beschwerde den Sachverhalt mit der beschwerdeführenden

Person oder Organisation erörtern, um die Beschwerde und den zugrundeliegenden Sachverhalt besser zu verstehen. Im Rahmen dieser Erörterung werden wir mit der beschwerdeführenden Person oder Organisation auch eruieren, welche Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen seitens der beschwerdeführenden Person oder Organisation bestehen.

Mögliche Abhilfemaßnahmen

Für den Fall, dass sich eine Beschwerde als begründet erweist, werden wir – ggf. in Abstimmung mit dem betroffenen Zulieferer/Geschäftspartner – unverzüglich die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um das identifizierte Risiko oder die Verletzung menschenrechtlicher und umweltbezogener Belange zu beenden oder zu minimieren. Welche Maßnahmen geeignet und angemessen sind, um dieses Ziel zu ergreifen, ist im Einzelfall zu beurteilen. Wir werden die beschwerdeführende Person oder Organisation über die Maßnahme informieren, sofern die Beschwerde nicht anonym eingereicht wurde. Im Falle einer unbegründeten Beschwerde erhält die beschwerdeführende Person oder Organisation ein entsprechendes Schreiben mit einer Zusammenfassung der Gründe.

Schutz der beschwerdeführenden Person oder Organisation

Wir sind gesetzlich zur Vertraulichkeit und zum Nachteilschutz der beschwerdeführenden Person oder Organisation verpflichtet. Hinter diesen Verpflichtungen stehen wir mit voller Überzeugung, da es in unserem Interesse ist, Missstände aufzudecken und abzustellen.

Sofern eine Beschwerde anonym eingereicht wurde, werden keine Maßnahmen unternommen, um die Identität der beschwerdeführenden Person oder Organisation herauszufinden.

Beschwerdeführende Personen oder Organisationen, die Beschwerden auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben einreichen, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen unsererseits infolge der Beschwerde zu befürchten. Wir empfehlen daher nur Informationen zu übermitteln, bei denen die beschwerdeführende Person oder Organisation nach bestem Wissen davon ausgeht, dass diese zutreffen. Wenn wissentlich falsche oder irreführende Informationen gegeben werden, kann dies strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Wir schützen auch die Rechte ev. beschuldigter Personen. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bis das Gegenteil erwiesen ist.

Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Überprüfung: Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal im Jahr so- wie anlassbezogen überprüft.

Inkrafttreten / Veröffentlichung: Diese Verfahrensordnung tritt zum 01.01.2024 in Kraft.